L'ajout d'un fichier téléchargé et / ou d'une note textuelle à un enregistrement client est une fonctionnalité simple de l'application Passport365.

Ajout d'une note

Vous pouvez ajouter autant de notes textuelles que vous le souhaitez à un enregistrement client et celles-ci seront affichées à côté de toutes les tâches associées à ce client.

Sélectionnez «Contacts» dans le volet de menu de gauche et sélectionnez «Afficher» à côté du client auquel vous souhaitez ajouter une note:

Dans le sous-menu, sélectionnez «Fichiers et notes»:

Tapez la note que vous souhaitez ajouter dans la zone de texte:

La sélection de «Interne» déterminera si la note peut être consultée par les travailleurs sur le terrain ou simplement comme une note interne pour le personnel de bureau.

Une fois terminé, sélectionnez «Terminé» pour enregistrer la note dans le système.

Ajout d'un fichier

Les fichiers peuvent être téléchargés vers l'application Passport365 et joints à un client. Cela peut être utilisé pour télécharger des modèles de travail, des instructions spécifiques, des conditions générales ou des permis de travail.

Sélectionnez «Clients» dans le volet de menu de gauche et sélectionnez «Afficher» à côté du client auquel vous souhaitez ajouter un fichier. Dans le sous-menu, sélectionnez «Fichiers et notes» puis sélectionnez «Ajouter un fichier»:

Une fenêtre contextuelle vous donnera la possibilité de sélectionner un fichier sur votre ordinateur ou votre réseau. Cliquez sur «Ajouter des fichiers» pour parcourir votre répertoire.

Une fois que vous avez choisi un fichier, vous pouvez le renommer avant de sélectionner «Télécharger» pour l'enregistrer dans votre dossier client choisi:

Partage de fichiers à partir d'un dossier client

Une fois que vous avez téléchargé des fichiers sur le système, vous remarquerez qu'une nouvelle option devient disponible; 'Partager des fichiers'.

Tous les fichiers téléchargés peuvent être partagés directement depuis l'application Passport365 à l'aide de la fonction de messagerie.

Le partage d'un ou de plusieurs fichiers est un processus simple de sélection des enregistrements de fichiers que vous souhaitez partager et en cliquant sur «Partager les fichiers»:

Une fenêtre contextuelle vous permettra alors de saisir l'adresse e-mail des destinataires choisis ainsi qu'un en-tête d'objet et le contenu du message corporel:

Sélectionnez «Envoyer» pour envoyer l'e-mail et le fichier joint au destinataire de votre choix.