La base de données de contacts dans Passport365 contient des détails sur les clients, les fournisseurs et les sous-traitants qui sont utilisés pour remplir les informations à travers l'application, y compris les adresses de site, les coordonnées ainsi que les adresses de facturation.

Le côté client de la section «Contact» affiche des informations de base sur chaque contact client ainsi qu'un portail pour accéder aux détails du compte, tels que:

• historique de facturation

• solde du compte

• paiements enregistrés

• historique des factures modifiées

De nouveaux détails de contact peuvent être importés ou exportés à l'aide de la fonction .csv, ce qui facilite le remplissage des informations ou l'obtention de détails du système.

Comment ajouter un nouveau client

sélectionnez l'icône «Contact» dans le volet de menu de gauche:

À partir de l'interface Contact, vous serez présenté avec un répertoire de contacts existants que vous pouvez parcourir et sélectionner par ordre alphabétique ou afficher «Tous»:

L'ajout d'un nouveau client consiste à sélectionner le bouton «Ajouter un contact»

Sélection du type de contact

Lors de la configuration d'un nouveau contact, vous devez d'abord sélectionner le type de contact parmi:

• Client commercial

• Client résidentiel

• Prestataire

• Fournisseur

Dans le cas d'une entreprise, vous pouvez ajouter un logo ou dans le cas d'une personne, vous pouvez utiliser cette fonction pour ajouter une photo de profil. Sélectionnez simplement l'icône en haut à gauche de l'écran et choisissez un fichier image à télécharger.

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Vous pouvez ajuster la taille et la position de l'image téléchargée à l'aide de la barre coulissante sous l'aperçu de l'image. Cliquez sur «Enregistrer» pour mettre à jour l'enregistrement client:

Clients commerciaux

Mettez à jour les champs d'informations client sous le nom de l'entreprise:

• Nom du contact principal

• Division / Direction

• Téléphone, mobile et e-mail

• Sélectionnez un client «Commercial» ou «Domestique»

• Adresse de facturation principale

Sélection d'une catégorie de contact

Vous pouvez définir des catégories de contacts dans les paramètres pour regrouper vos contacts comme vous le souhaitez (voir les fichiers d'aide «Comment créer des catégories de contacts»). Cela pourrait être de définir un groupe de clients qui ont des exigences d'accès ou de sécurité spécifiques.

Sélectionnez simplement la catégorie appropriée dans votre ensemble prédéfini à appliquer à votre nouvel enregistrement de contact:

Clients résidentiels

Plus simplifié qu'un enregistrement commercial, mettez à jour les coordonnées, notamment le téléphone, le mobile et l'e-mail.

Ajout de détails d'adresse à un enregistrement client

Vous avez alors la possibilité d'ajouter des adresses de sites pertinentes pour chaque client

Pour les sites uniques (et les clients résidentiels), vous pouvez simplement sélectionner la case à cocher radiale 'Créer également l'adresse du site' qui créera un site en utilisant l'adresse de facturation. Pour les sites multiples, vous pouvez créer des sites supplémentaires pour répliquer votre portefeuille de clients. Chaque site peut avoir ses propres coordonnées de site.

En cliquant sur «Enregistrer», vous pouvez enregistrer chaque site dans le portefeuille de votre client

Une fois que vous avez rempli tous les champs, sélectionnez le bouton «Créer un contact» pour enregistrer votre dossier de contact client.