L'ajout d'un nouveau travail au système Passport365 est simple. Vous pouvez utiliser un modèle de travail prédéfini ou démarrer un travail ponctuel ad hoc pour un client.

Vous pouvez même utiliser des adresses de site enregistrées par le client pour accélérer encore plus le processus.

Ajout d'un travail

Dans le tableau de bord principal, vous devrez vous assurer que vous avez sélectionné l'onglet «Travaux», puis cliquez sur le bouton «Ajouter un travail».

À partir de cette sélection, vous serez présenté avec trois sous-pages dans lesquelles vous pouvez définir le client, la description du travail, l'adresse du site et la durée du travail ainsi que d'attribuer le travail à un membre de votre personnel de terrain.

Vous attribuerez également des coûts aux travaux ainsi qu'aux notes et fichiers.

Le sous-menu est divisé en trois catégories:

• Emploi

• Éléments de coût

• Fichiers et notes

Emploi

Vous devez d'abord définir le client auquel le travail se rapporte. Vous pouvez soit sélectionner un client existant dans le menu déroulant, soit ajouter un nouveau client «à la volée» à l'aide de la fonction de définition rapide. Dans cet exemple, nous allons ajouter un nouveau client.

En sélectionnant le bouton «Ajouter un nouveau client», une fenêtre contextuelle vous demandera les détails de base du client, y compris une option pour que l'adresse du site soit la même que l'adresse de correspondance.

Sélectionnez «Ajouter un client» pour sauvegarder l'enregistrement dans la base de données client principale. Cela vous permettra de réutiliser ce client, même si le travail est ponctuel à ce stade.

Une fois que vous avez enregistré le client, vous devrez donner un nom à votre travail. Il peut s'agir d'une description en texte libre du travail ou vous pouvez sélectionner un travail que vous avez déjà défini (voir «Utilisation des modèles de travail» pour plus d'informations). Cela remplira les informations dans le nouveau travail en fonction des informations que vous avez déjà désignées.

Dans cet exemple, nous allons ajouter un tout nouveau travail pour lequel nous n'avons pas encore de modèle configuré.

Sous le nom du travail, vous pouvez sélectionner un statut de travail pour indiquer la progression du travail (voir `` Configuration des statuts de travail '' pour plus de détails) ainsi que pour indiquer si un travail est prioritaire faible, normal ou urgent.

Une fois que vous avez sélectionné le statut et la priorité pertinents, vous pouvez fournir une description plus détaillée du travail dans le champ de texte libre marqué `` Description du travail et fournir une indication de la durée totale des travaux en heures, minutes ou jours.

Une fois le travail décrit, vous pourrez mettre à jour tous les champs personnalisés que vous avez définis pour apparaître sur n'importe quel travail. Il peut s'agir d'un bon de commande, des détails des paiements en espèces à collecter, etc. (voir «Configuration de champs personnalisés» pour plus d'informations).

Ci-dessous, vous trouverez une capture d'écran des champs personnalisés que nous avons configurés pour être utilisés avec notre base de données de test afin qu'ils diffèrent de ceux que vous avez définis (si vous en avez défini un).

Sous les champs personnalisés, vous pouvez déterminer l'emplacement du site auquel le travail se rapporte. Cela peut être différent de l'adresse principale du client ou (si vous avez coché la case "Créer également l'adresse du site" lors de l'ajout d'un nouveau client), vous pouvez sélectionner la même adresse dans le menu déroulant.

Si votre client a plusieurs emplacements de site, ceux-ci seront pré-remplis dans ce menu déroulant, ce qui accélérera la sélection du bon site.

Enfin, vous êtes ensuite présenté avec une option pour attribuer le travail à un travailleur sur le terrain (voir «Affectation et planification d'un travail» pour plus d'aide à ce sujet).

N'oubliez pas de sélectionner «Enregistrer» avant de quitter cet écran.

Éléments de coût

La deuxième sélection dans le menu vous permet d'ajouter des éléments de coût à votre charge, ce qui fera de l'augmentation d'une facture sur les travaux terminés un processus simple.

Sélectionnez l'option «Éléments de coût» dans le sous-menu du volet de menu de gauche.

À partir de ce menu, vous pouvez ajouter autant d'éléments que nécessaire pour constituer les composants facturables de votre travail.

Remarque: lorsque vous utilisez un modèle de travail, les coûts standard sont déjà présélectionnés pour vous, mais vous pouvez ajouter des éléments supplémentaires ainsi que modifier les champs remplis.

Remplissez les champs pertinents pour chaque élément du travail, y compris une description, un coût et un type de facturation. N'oubliez pas de sélectionner «Enregistrer» avant de quitter cette fenêtre.

Fichiers et notes

Sélectionnez «Fichiers et notes» dans le volet de menu de gauche pour joindre des notes et des fichiers.

Remarque ne peut être rendue interne qu'en cochant la case radiale. Cela garantira que la note ne sera pas consultée par un utilisateur désigné avec le statut «Field Worker» uniquement.

Vous pouvez ajouter une note de texte gratuite en tapant dans la case «Ajouter une nouvelle note» ou télécharger un fichier en sélectionnant le bouton «Ajouter des fichiers».

Une fois que vous avez terminé d'ajouter des fichiers et des notes supplémentaires, sélectionnez «Terminé» pour enregistrer vos modifications.