Certains clients insistent pour recevoir une feuille de travail avant le début des travaux sur site. Ils peuvent exiger un énoncé de méthode et les informations de l'entrepreneur qui l'accompagnent concernant un travail spécifique.
Vous pouvez également être invité à envoyer un rapport de travail détaillé à la fin d'un travail. Il peut également être nécessaire de joindre des fichiers supplémentaires tels que des travaux de correction mis en évidence identifiés lors de la tâche ou des certificats d'achèvement standard.
Avec Passport365, vous pouvez envoyer une feuille de travail au client avec les détails de la description du travail à n'importe quelle adresse e-mail. Celui-ci peut être envoyé avec ou sans coût et / ou prix.
Création d'une feuille de travail
Dans le tableau de bord principal des travaux, sélectionnez «Afficher» sur le travail correspondant pour lequel vous souhaitez produire une feuille de travail.
À partir de la page suivante, en mode d'affichage étendu, le sous-menu de gauche vous donnera la possibilité de créer une «feuille de travail».
Une fenêtre contextuelle vous donnera plusieurs options sur le format de la feuille de travail que vous créez et à qui vous souhaitez l'envoyer.
L'ID du travail, les détails du client et les détails du travail sont automatiquement récupérés du travail.
Vous disposez de trois options pour la façon dont les coûts sont affichés sur le rapport de travail:
• Coûts et prix inclus
• Éléments de coûts inclus sans prix
• Aucun élément de coût ou prix inclus
Le système récupère automatiquement l'adresse e-mail principale à laquelle le client doit envoyer le rapport de travail. Cependant, vous pouvez écraser ce champ avec un contact de messagerie différent ou ajouter des destinataires de courrier électronique supplémentaires à l'aide de la fonction '+'.
La sélection de la case à cocher radiale indiquera si les fichiers joints à cette tâche (voir 'Ajouter une nouvelle tâche à Passport365' pour plus de détails sur la façon de joindre des fichiers) doivent être joints à l'e-mail.
Enfin, vous pouvez sélectionner ou désélectionner la case à cocher «Télécharger» pour indiquer si vous souhaitez afficher une copie du PDF dans une nouvelle fenêtre de navigateur afin de télécharger une copie.
Une fois vos sélections effectuées, cliquez sur le bouton «Créer un PDF» pour envoyer la feuille de travail.
Création d'un rapport de travail
Les rapports de travail ne peuvent être créés qu'une fois qu'un travail a été marqué comme «Terminé». Pour modifier le statut d'un travail, les agents de terrain ou le personnel de bureau peuvent sélectionner le travail concerné et choisir le statut «Terminé».
L'option «Feuille de travail» changera alors pour refléter le «Rapport de travail» à la place (vous devrez peut-être rafraîchir votre écran ou quitter le travail pour que cette modification prenne effet.
La sélection de la fonction 'Job Report' lancera une nouvelle fenêtre pop-up avec les mêmes options que la fonction 'Job Sheet'.
Encore une fois, vous pouvez choisir parmi trois choix de rapport en ce qui concerne l'inclusion des prix:
• Coûts et prix inclus
• Éléments de coûts inclus sans prix
• Aucun élément de coût ou prix inclus
L'adresse e-mail principale du client approprié est automatiquement renseignée mais peut être tapée avec une nouvelle adresse ou des adresses supplémentaires ajoutées à l'aide de la fonction '+'.
La sélection de la case à cocher radiale indiquera si les fichiers joints à cette tâche (voir 'Ajouter une nouvelle tâche à Passport365' pour plus de détails sur la façon de joindre des fichiers) doivent être joints à l'e-mail.
Enfin, vous pouvez sélectionner ou désélectionner la case à cocher «Télécharger» pour indiquer si vous souhaitez afficher une copie du PDF dans une nouvelle fenêtre de navigateur afin de télécharger une copie.
Une fois vos sélections effectuées, cliquez sur le bouton «Créer un PDF» pour envoyer le rapport de travail.
