Augmenter un devis est simple et peut facilement être converti en travail une fois le devis accepté. Les citations rejetées sont simplement archivées; cependant, les détails de ces devis non convertis sont toujours disponibles pour générer des rapports sur l'utilisation de la fonction de rapports (voir «Utilisation des rapports» pour plus de détails).

Faire un devis

Dans le tableau de bord principal «Jobs», sélectionnez «Quotes» dans le menu d'en-tête.

En sélectionnant la fonction «Ajouter un devis», un nouvel écran et un sous-menu vous seront présentés.

Tout d'abord, vous devrez sélectionner le client auquel se rapporte le devis. Vous pouvez le faire en sélectionnant un client prédéfini dans le menu déroulant ou en créant un nouveau client «à la volée», en utilisant la sélection «Ajouter un nouveau client».

L'ajout d'un nouveau client à la volée est simple et vous permet de définir les informations de base afin de vous permettre d'augmenter un devis.

Une fois que vous avez sélectionné un client existant (ou défini un nouveau client), vous devrez ajouter le nom du devis. Il s'agit d'un champ de texte gratuit dans lequel vous pouvez ajouter un nom de premier niveau facilement identifiable pour votre devis. Vous pouvez utiliser la case «Description du devis» sous le «Nom du devis» pour développer le détail du devis.

Le détail de la section suivante sera déterminé par les champs personnalisés que vous avez définis pour apparaître sur vos devis. Dans le menu des paramètres, vous pouvez définir des champs qui peuvent être préremplis ou une entrée requise pour vos devis (voir «Configuration de champs personnalisés» pour plus d'informations). Dans notre exemple, nous avons la possibilité de saisir une commande client / demande de devis. Il s'agit d'un champ personnalisé que nous avons défini dans la section des paramètres.

Sous vos champs personnalisés, vous devrez ensuite ajouter l'adresse du site à laquelle se réfère le devis. Vous pouvez ajouter une nouvelle adresse en tapant manuellement ou en utilisant le champ de recherche Google Powered:

Comme vous avez déjà sélectionné un client, le menu déroulant ne sera rempli que par les sites liés au client sélectionné.

Une fois que vous avez sélectionné ou tapé une nouvelle adresse de site, vous pouvez définir la durée pendant laquelle le devis restera valide ainsi que modifier la date à laquelle il a été généré (c'est-à-dire que vous pouvez antidater un devis - utile si votre agent de terrain a fourni un devis verbal avant de contacter l'équipe interne - ou postdater un devis).

Ajout de coûts à un devis

En naviguant en haut de la page des devis, vous pouvez maintenant sélectionner «Éléments de coût» dans le volet de sous-menu latéral.

Dans la fenêtre suivante, vous pouvez ajouter des lignes individuelles à votre devis pour constituer les éléments facturables (et non facturables).

Sélectionnez le bouton «Ajouter un article +» pour ajouter une nouvelle ligne à votre devis.

Le champ «Article» est rempli par les éléments que vous avez déjà définis dans la section «Services et articles» sous «Paramètres» (voir «Configuration des services et des articles» pour plus d'assistance). Vous pouvez également saisir manuellement du texte dans ce champ.

Une fois que vous avez défini un article, vous pouvez ensuite ajouter une description plus détaillée en utilisant le champ libre de texte «Description» ci-dessous.

L'ajout d'un prix consiste à choisir parmi l'une des trois options:

• un prix fixe unique

• un prix unitaire (avec quantités)

• un tarif horaire avec tarif

Une fois que vous avez défini les coûts, vous devez sélectionner le taux de taxe applicable à appliquer. Ce menu déroulant est rempli par les taux de taxe que vous avez définis dans la section des paramètres (voir «Comment ajouter un nouveau taux de taxe» pour obtenir de l'aide).

La sélection de «Enregistrer» mettra à jour la ligne de votre devis existant et vous permettra d'ajouter des éléments supplémentaires jusqu'à ce que vous ayez construit tous les éléments de votre devis.

Vous pouvez voir dans l'exemple ci-dessous que vous pouvez ajouter des articles qui ont un coût ainsi que ceux qui sont gratuits.

Ajout de fichiers et de notes

Une fois que vous avez terminé de créer votre devis, vous pouvez ajouter tous les fichiers et / ou notes pertinents au devis. Il peut s'agir de documents liés au poste de coûts ou de copies de vos conditions générales.

Sélectionnez l'option «Fichiers et notes» dans le volet de sous-menu de gauche:

Depuis cet écran, vous pouvez télécharger des fichiers à l'aide du bouton «Ajouter des fichiers» ou simplement ajouter une note de texte gratuite. Les fichiers ajoutés sont destinés à un usage interne uniquement et peuvent concerner la raison pour laquelle le devis a été augmenté ou fournir des détails supplémentaires sur la ventilation des coûts (comme un devis d'un fournisseur pour l'un des articles). Remarque: les fichiers téléchargés ici ne sont pas joints au devis envoyé à votre client; ils sont pour référence interne seulement.

Les notes peuvent être rendues internes uniquement (ce qui signifie qu'elles ne sont pas visibles pour les travailleurs sur le terrain) en cochant la case radiale, «interne».

Une fois que vous avez terminé d'ajouter des notes et des fichiers, vous pouvez sélectionner «Terminé» pour enregistrer le devis.

Le devis est maintenant sous forme de "brouillon" jusqu'à ce que vous l'envoyiez, le rejetiez ou l'acceptiez.