La génération d'une nouvelle facture pour un travail existant est un processus très simple dans Passport365. Pour commencer, vous devrez accéder à la liste principale des emplois.

Dans la liste principale des emplois, vous devrez ensuite trouver l'emploi que vous recherchez et que vous souhaitez facturer. Vous pouvez utiliser des filtres pour trouver l'emploi, comme la recherche par mots clés ou en cliquant sur le statut d'un emploi. Une fois que vous avez trouvé le travail, cliquez sur le bouton "voir".

Vous verrez alors votre travail en "mode enregistré" avec les détails du travail et trois onglets en bas à gauche, dont "Fichiers et notes" et "Éléments de coût".

Si vous devez encore ajouter des coûts à ce travail avant de facturer, vous pouvez le faire à partir de l'onglet "Éléments de coût" (exemple ci-dessous), sinon vous pouvez ignorer cela et aller à "générer et envoyer une facture".

Éléments de coût

La deuxième sélection dans le menu vous permet d'ajouter des éléments de coût à votre charge, ce qui fera de l'augmentation d'une facture sur les travaux terminés un processus simple.

Sélectionnez l'option «Éléments de coût» dans le sous-menu du volet de menu de gauche.

À partir de ce menu, vous pouvez ajouter autant d'éléments que nécessaire pour constituer les composants facturables de votre travail.

Remarque: lorsque vous utilisez un modèle de travail, les coûts standard sont déjà présélectionnés pour vous, mais vous pouvez ajouter des éléments supplémentaires ainsi que modifier les champs remplis.

Remplissez les champs pertinents pour chaque élément du travail, y compris une description, un coût et un type de facturation. N'oubliez pas de sélectionner «Enregistrer» avant de quitter cette fenêtre.

Générer et envoyer une facture

une fois que tous vos coûts ont été ajoutés à votre travail, vous pouvez ensuite créer et envoyer votre facture. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "créer et envoyer une facture" (veuillez noter que le travail ne doit pas être terminé)

Options de facturation

lorsque vous cliquez sur le bouton créer et envoyer, une liste d'options de facturation vous sera présentée, que nous avons numérotée dans l'image ci-dessous

1. Date de facturation: date de création de la facture

2. Conditions: combien de temps le client doit-il payer la facture

3. date d'échéance: date d'échéance du paiement (calculée automatiquement)

4. Envoyer un e-mail: choisissez à qui l'e-mail est envoyé. Cliquez sur la petite icône plus sur le côté droit si vous souhaitez envoyer la facture à plusieurs personnes ou décochez la boîte e-mail si vous ne voulez l'envoyer à personne.

5. Ajouter une note: Ajoutez une note à la facture que le client peut voir

6. Ajouter des fichiers: ajoutez plusieurs fichiers de votre ordinateur à l'e-mail envoyé avec la facture

7. Aperçu: affichez un aperçu de votre facture avant de l'envoyer au client. Veuillez noter que le numéro de référence affichera "######" car la référence réelle n'a pas encore été générée.

8. Créer une facture: créer et / ou envoyer la facture au client