Les catégories sont utilisées dans le système Passport365 pour classer les compétences de chaque membre du personnel afin de faciliter l'attribution des tâches.

Les catégories sont sous-divisées de la classification primaire avec jusqu'à quatre sous-catégories. Le but des catégories est de pouvoir filtrer votre Passport365 par des filtres prédéfinis afin de pouvoir attribuer rapidement des tâches.

Voyons un exemple.

Configuration des catégories

Commencez par sélectionner l'icône «Paramètres» dans la barre de menu de gauche, puis choisissez «Catégories» dans le sous-menu.

Vous serez alors confronté à un écran comme celui-ci:

Ignorez la fonction «Importer» pour le moment pendant que nous étudions la façon dont vous configurez manuellement vos catégories. Nous reviendrons plus tard sur la fonction d'importation.

Disons que votre entreprise est spécialisée dans les services électriques et de plomberie. Votre catégorie principale pourrait être les services que vous fournissez, alors commençons par ajouter notre première catégorie primaire.

Dans l'en-tête de la première colonne, sélectionnez la fonction +:

Vous pouvez voir que cela fait apparaître une nouvelle catégorie qui reste à définir

La sélection du texte deux fois vous permet de changer le nom de cette catégorie. Appelons celui-ci «Services».

Dans l'en-tête de la deuxième colonne, nous pouvons ensuite cliquer sur le bouton + pour ajouter des sous-catégories à notre catégorie principale de «Services». Appelons ces «électricité» et «plomberie»:

Sous chaque nouvelle catégorie, vous pouvez ensuite ajouter d'autres ensembles de compétences qui séparent vos travailleurs sur le terrain. Prenons «Électrique» et ajoutons quelques sous-catégories à cela.

Sélectionner 'Electrique' puis cliquer sur le bouton + en haut de la colonne 3 nous permettra d'ajouter des sous-catégories spécifiquement liées à 'Electrique':

Vous pouvez sous-classer vos catégories sur quatre niveaux si vous le souhaitez afin que votre catégorisation soit très spécifique.

En ajoutant des catégories principales supplémentaires, vous pouvez également développer à quel point vous pouvez être précis lorsqu'il s'agit d'attribuer des tâches ultérieurement.

Votre prochaine catégorie principale pourrait se situer avec des sous-catégories de votre zone géographique, d'autres catégories devenant plus spécifiques. Si vous avez plusieurs bureaux, c'est un moyen utile d'utiliser les catégories.

Le format de vos catégories est à vous et permet la flexibilité ultime pour s'adapter à votre entreprise et aux activités de votre personnel de terrain.

Utilisation du modèle de téléchargement

Nous avons fourni un modèle à utiliser qui facilite l'ajout de catégories. Cela est particulièrement utile lorsque vous configurez Passport365 pour la première fois. Le fichier se présente sous la forme d'une feuille de calcul qui vous donne un exemple du format que vous devez utiliser pour télécharger vos catégories:

La colonne A est votre catégorie principale, la colonne B votre secondaire et ainsi de suite, chaque entrée étant entrée sur une nouvelle ligne et directement sous la catégorie à laquelle elle appartient.

Une fois que vous avez rempli votre propre feuille de calcul, enregistrez-la et utilisez la fonction «Télécharger» pour l'ajouter au système.

Une fois que vos catégories sont toutes configurées, vous devrez affecter votre personnel à chaque catégorie. Consultez notre guide sur «Comment attribuer des catégories» pour plus d'informations.