L'application Passport365 a une fonctionnalité qui vous permet de configurer des communications et des messages automatisés qui peuvent être envoyés directement au client ou à vos travailleurs sur le terrain.

Les paramètres par défaut de communication par e-mail sont les suivants:

Changement de statut d'emploi

Envoyer une facture

Envoyer un devis

Suivi des devis

Informations sur l'attribution des emplois

Confirmation d'emploi

Planifier un rappel de travail

Rappel de visite d'emploi client

Fiche emploi

Rapport d'emploi

Revoir les informations sur la répartition des tâches

Changement d'emploi

Changement de revisite

Il existe également un message de signature post-travail automatisé qui peut être envoyé par e-mail.

Chacun de ces modèles peut être personnalisé avec autant d'informations que vous le souhaitez concernant le client, le travail, la facture et l'entreprise.

Dans cet écran, vous trouverez les modèles par défaut déjà configurés; cependant, chaque modèle peut être ajusté pour s'adapter aux champs dont vous avez besoin et être personnalisé à votre guise.

À droite de cet écran, vous trouverez une sélection extensible de champs qui peuvent être ajoutés aux modèles. Dans certains cas, le menu est dans la vue réduite. Pour ouvrir le menu est simple, il suffit de naviguer jusqu'à la flèche dans la case grise dans le coin droit de l'écran et de cliquer; le menu devrait s'étendre et vous offrir une vue complète:

La vue développée ressemble à ceci:

Variables

Dans le menu de droite, il existe cinq catégories, chacune se développant en une liste de variables qui peuvent être ajoutées à l'un des modèles.

Les variables que vous pouvez sélectionner sont:

Variables de facturation

Total de la facture

Référence de facture

Facture impayée

Facture due

Date de création de la facture

Adresse de travail de facturation

Nom de la facture

Variables de devis

Total du devis

Référence de devis

Indiquer l'adresse du travail

Date de création du devis

Nom du devis

Variables de travail

Adresse de l'emploi

Date et heure du travail

Travailleur

Statut de l'emploi

Nom du travail

Variables client

Nom du client

Email client

Téléphone client

Adresse du client

Variables de l'entreprise

Nom de la compagnie

Adresse de la société

Téléphone d'entreprise

Site Web d'entreprise

Fax de l'entreprise

Courriel de l'entreprise

La date d'aujourd'hui

Logo d'entreprise

N'importe laquelle des variables peut être ajoutée à n'importe quel modèle et cela est très simple.

Pour insérer un champ dans votre modèle, cliquez simplement dans l'espace où vous souhaitez qu'il apparaisse dans votre boîte de modèle à gauche de l'écran principal, puis sélectionnez le champ variable que vous souhaitez y apparaître.

Par exemple, si nous voulions que nos travailleurs sur le terrain reçoivent un message automatisé lorsqu'un nouveau travail est attribué, nous naviguerions vers le modèle `` Informations sur l'allocation des travaux '' et cocherions d'abord la case à côté de l'en-tête.

Cela indique au système que ce message doit maintenant être activé et que toutes les futures allocations de travail utiliseront automatiquement ce modèle.

Ensuite, nous devons définir la façon dont l'en-tête de l'objet de cet e-mail apparaît à nos employés sur le terrain. Entrons d'abord une phrase générique, puis ajoutons un champ variable.

Tapons 'Job Allocated: Action Required' dans la 'Subject Box' et, pour nous assurer que ceux-ci restent spécifiques et facilement identifiables à notre travailleur sur le terrain, ajoutons également la référence du travail et le nom du client.

Placez votre curseur dans la case à côté de l'en-tête Objet et saisissez manuellement la première phrase dans: «Job Allocated: Action Required».

Ensuite, à l'aide de votre souris, accédez au menu de droite et localisez le champ de variable intitulé «Référence du travail» (sous Variables du travail).

En sélectionnant «Référence du travail», vous verrez que le modèle a maintenant changé pour inclure le champ variable «{job_reference}».

Maintenant, nous voulons ajouter le nom de notre client. Si vous avez ajouté cela immédiatement, il n'y aurait pas d'espace entre la référence du travail et le nom du client, vous devrez donc revenir au modèle et ajouter votre ponctuation ou une conjonction.

Ici, nous allons simplement ajouter un autre espace, puis sélectionner «Nom du client» (trouvé dans «Variables client»).

Le modèle peut être personnalisé à l'aide des champs variables fournis en fonction de ce que vous souhaitez que chaque message automatisé transmette.

Dans cet exemple, le corps de notre message à notre agent de terrain dira:

«Bonjour {job_worker}

Le poste suivant vous a été attribué

{job_name} {job_reference} {job_scheduled_date_time} {job_address} {customer_name}

Merci {company_name} {company_tel} {company_logo} '

Chacune des références contenues dans les parenthèses indique un champ variable qui se mettra à jour automatiquement en fonction de la tâche à laquelle ce message particulier est envoyé en réponse.

Une fois que vous avez terminé chacun de vos modèles, n'oubliez pas de sélectionner le bouton «Enregistrer» en bas de la page ou à gauche de l'écran, sous le sous-menu «Paramètres / Entreprise».

Sélection des e-mails à automatiser

Chacun des modèles peut être sélectionné ou désélectionné pour être généré ou non en utilisant les cases à cocher radiales à côté de chaque nom de modèle. Si vous en avez désélectionné, un message ne sera pas généré automatiquement par le système.

Sélection d'une adresse e-mail à partir de laquelle les messages sont générés

Vous pouvez choisir une adresse e-mail à partir de laquelle les e-mails automatiques sont générés et à qui les réponses à ces e-mails automatisés seront reçues.

En haut de la page "Messages et communication" se trouve une case intitulée "Adresse e-mail d'envoi par défaut". Saisissez simplement l'adresse e-mail que vous souhaitez utiliser comme adresse par défaut à partir de laquelle tous les messages automatisés sont envoyés.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur «Enregistrer» pour terminer vos modifications.