Pour que vous puissiez accorder à votre personnel l'accès à Passport365 et pouvoir attribuer des tâches à des personnes au sein du système, vous devrez configurer chaque membre du personnel et attribuer le niveau d'autorisation approprié.

Pour commencer, cliquez sur l'icône «Paramètres» située sur le panneau de commande de gauche.

Sélectionnez «Membres du personnel».

Depuis cet écran, vous pouvez ajouter un nouveau membre du personnel ou modifier les paramètres de tout membre du personnel existant que vous avez déjà créé.

Ajout d'un nouveau membre du personnel

Sélectionnez le bouton «Ajouter un nouveau membre du personnel» en haut de l'onglet qui ouvrira un modèle vierge.

Vous pouvez commencer par ajouter une photo de votre membre du personnel en sélectionnant l'icône «Ajouter une photo».

Choisissez une image dans vos dossiers locaux ou réseau. Vous pouvez repositionner l'image à centraliser dans le cadre et utiliser la barre coulissante pour redimensionner l'image.

"Si vos photos sont téléchargées latéralement ou à l'envers - veuillez réenregistrer l'image sur votre ordinateur et désélectionner toutes les options liées aux métadonnées et réessayer de les télécharger"

Sélectionnez «Enregistrer» et vous reviendrez au modèle pour ajouter des informations supplémentaires.

Insérez les informations suivantes dans le champ correspondant:

Prénom (obligatoire)

Nom (obligatoire)

Mobile

Email (requis)

Adresse (Passport365 essaiera automatiquement de deviner automatiquement à mesure que vous tapez, sélectionnez simplement la bonne adresse telle qu'elle apparaît ou saisissez manuellement les informations)

Date de début avec l'entreprise

Vous devrez ensuite fournir un mot de passe de connexion qui doit comporter au moins 6 caractères.

Configuration des rôles et des autorisations

Au bas de cet écran, vous avez la possibilité d'attribuer des rôles à vos employés, ce qui restreindra ou autorisera certains niveaux d'accès dans Passport365.

Si votre membre du personnel est basé au bureau, vous pouvez choisir entre Office Manager ou Office Admin; vous pouvez également les attribuer pour être un agent de terrain en plus si cela est applicable.

Les agents de terrain peuvent bénéficier d'un accès complet ou limité à Passport365.

Accès complet (uniquement disponible sur iOS)

L'accès au système Passport365 complet n'est actuellement disponible que sur iOS et permet aux utilisateurs de gérer les travaux alloués, de mettre à jour le statut des travaux, de prendre des images et des notes, de suivre l'heure et de se connecter / se déconnecter avec le gestionnaire des travaux.

Affichez, ajoutez et modifiez des travaux, des devis, des clients ainsi que des informations sur les coûts, la facturation et la tarification dans l'application.

Accès limité (disponible sur Android et iOS)

L'accès limité accorde à votre membre du personnel un accès uniquement au gestionnaire de tâches, où il peut gérer les tâches qui lui sont allouées, mettre à jour l'état des tâches, prendre des images et des notes, suivre le temps et se connecter / se déconnecter.

Une fois que vous avez affecté un travailleur sur le terrain, une option supplémentaire vous sera proposée pour configurer un taux standard et envoyer des instructions par e-mail à votre membre du personnel en cochant la case radiale.

N'oubliez pas de cliquer sur «Enregistrer» une fois que vous avez terminé.