Avec Passport365, nous avons facilité l'attribution de tâches aux agents de terrain internes ou le recours à des sous-traitants externes. Vous pouvez créer des sous-traitants, répartir le travail et créer des rapports sur les travaux en fonction de leur affectation, qu'ils soient internes ou externes.
Le planificateur sépare également les tâches attribuées à des sous-traitants externes, ce qui permet de voir en un coup d'œil où le travail a été attribué, à qui et quand il a été planifié.
Création d'un enregistrement de contact d'entrepreneur
Pour commencer à utiliser des sous-traitants dans l'application Passport365, vous devez créer un enregistrement de contact. Vous pouvez utiliser nos fichiers d'aide sur «Comment ajouter un entrepreneur ou un fournisseur» pour configurer un nouvel entrepreneur.
Créer des catégories de contacts
Vous pouvez utiliser Passport365 pour définir des catégories de contacts personnalisées avec lesquelles regrouper vos sous-traitants. Vous pouvez choisir cette option pour identifier uniquement les entrepreneurs qui ont des compétences spécialisées, un accès (comme pour travailler sur un site MOD) ou pour créer un groupe d'entrepreneurs qui peuvent parler espagnol; le choix t'appartient.
Consultez nos fichiers d'aide sur «Comment créer des catégories de contacts» pour plus d'informations sur la configuration des catégories pour vos sous-traitants.
Affectation de travaux à un entrepreneur externe
L'affectation d'un travail à un entrepreneur externe est similaire à l'attribution d'un travail à vos propres agents de terrain internes. Cependant, comme ils n'ont pas accès à votre système Passport365, ils ne pourront pas mettre à jour la progression de n'importe quel travail, donc cela ne sera pas reflété dans la chronologie de votre travail ou la partie de planification du système.
Pour attribuer un travail à votre entrepreneur, accédez à la section «Travaux» à l'aide du volet de menu de gauche et sélectionnez le travail que vous souhaitez allouer:
De la même manière que pour attribuer et planifier un travail pour vos agents de terrain internes, sélectionnez «Modifier le travail»:
Tout en bas de la page d'emploi, vous trouverez la section sur la répartition où vous pouvez choisir entre «Personnel interne» ou «Entrepreneur»:
Sélectionnez «Entrepreneur» et vous pouvez choisir parmi un entrepreneur au lieu d'un membre de votre propre personnel. Si vous avez défini et attribué des catégories de contacts, vous pouvez l'utiliser pour filtrer votre sélection d'entrepreneurs parmi lesquels choisir ou sélectionner directement un entrepreneur:
Comme vous ne pouvez pas afficher leur calendrier directement et choisir parmi une sélection de dates disponibles générées par la disponibilité via le planificateur Passport365, vous devez sélectionner une date et une heure fixes pour les travaux.
Une fois que vous avez choisi une date, sélectionnez «Enregistrer» pour attribuer le travail à votre entrepreneur.
La sélection de «Enregistrer» lancera une fenêtre contextuelle vous permettant de sélectionner les informations générées sur la feuille de travail. Ceci est configuré pour envoyer une feuille de travail au client, mais vous pouvez l'utiliser pour générer une feuille de travail pour votre entrepreneur:
N'oubliez pas que pour la confidentialité interne, vous pouvez choisir d'inclure ou non les informations sur les prix et les coûts dans cette feuille de travail en basculant les radiaux sous «Éléments de coût»:
Une fois que vous avez sélectionné «Enregistrer et envoyer», les informations mises à jour seront reflétées dans la tâche enregistrée et apparaîtront dans le planificateur:
