À compter du 25 mai 2018, les entreprises opérant dans l'UE seront liées par les nouvelles lois sur la protection des données appelées GDPR. Cela signifie que les clients et le personnel ont des droits sur les informations détenues par les entreprises et sur la manière dont ils sont contactés.

Qu'est-ce que le RGPD?

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) (UE) 2016/679 est un règlement du droit de l'UE sur la protection des données et la vie privée de tous les individus au sein de l'Union européenne. Il traite également de l'exportation de données personnelles en dehors de l'UE. Le RGPD remplace la directive de 1995 sur la protection des données.

Comment le RGPD peut affecter les utilisateurs de Passport365?

Les clients potentiels que vous avez commercialisés dans le passé doivent donner leur consentement pour dire qu'ils sont heureux que vous continuiez à les contacter

Les clients existants peuvent vous demander les données que vous détenez sur eux ou vous demander de supprimer toutes les informations que vous détenez sur eux

Les clients existants peuvent vous demander d'arrêter les communications par e-mail et marketing

Les membres du personnel qui travaillent actuellement dans votre entreprise peuvent vous demander de confirmer les informations que vous détenez, le personnel qui a quitté votre entreprise peut également demander cela, ainsi que demander la suppression de toutes les données que vous détenez sur eux.

Comment contacter un client potentiel que vous avez contacté dans le passé et demander son consentement pour continuer à lui envoyer un message?

Passport365 n'étant pas une plate-forme de marketing par e-mail, nous n'offrons pas d'options aux clients de messagerie par lots. La meilleure façon de gérer cela est d'exporter votre base de données clients en procédant comme suit: Allez dans Contacts> Exporter> Cliquez sur Appliquer et vous aurez un rapport avec tous vos clients. Vous pouvez également utiliser les options de filtres si vous souhaitez exporter uniquement un certain type de client ou si vous souhaitez exporter en fonction d'un champ personnalisé particulier.

Vous pouvez ensuite l'importer dans un autre outil tel que Mailchimp ou les envoyer manuellement par e-mail pour consentement via votre client de messagerie actuel.

Comment fournir les données que vous détenez sur un client?

Si un client vous demande des informations sur les données que vous détenez, vous pouvez le faire en filtrant les travaux, les devis et les listes de factures et en les exportant sous forme de fichier CSV (un exemple ci-dessous)

Si un client demande des informations spécifiques pour un travail particulier, n'oubliez pas que vous pouvez fournir un rapport de travail qui contiendra toutes les informations sur le travail, y compris les images, la signature du client, etc. Pour ce faire, allez dans un travail> cliquez sur le rapport de travail en bas à gauche et peut soit envoyer au client ou télécharger une copie PDF

Comment arrêter la communication avec un client sur demande?

Si un client vous demande de ne plus envoyer de communication, vous avez la possibilité dans Passport365 de désactiver la messagerie pour lui. Pour ce faire, accédez au client et décochez "Envoyer des e-mails et des messages système automatiques"

Comment supprimer un client et toutes les données associées?

Si un client demande que toutes ses données soient supprimées, vous pouvez le faire en allant dans le client> modifier le client> supprimer> et en confirmant que vous en êtes satisfait.

Veuillez noter: cela supprimera tous les travaux, devis, factures, etc. associés pour ce client.

Fournir ou supprimer des informations détenues sur les membres de votre personnel

Passport365 contient des quantités limitées de données sur les membres de votre personnel

Sur la page des membres du personnel lorsque vous configurez vos membres du personnel, vous pouvez ajouter un nom, un tél, un e-mail. date de naissance, etc., bien que nous ne disposions pas d'un moyen automatique d'exporter ces données, car comme elles sont limitées, vous pouvez copier et coller des données sur un mot ou un document CSV si demandé. Les mots de passe de l'utilisateur sont cryptés, vous n'avez donc pas accès à ceux-ci.

Si vous souhaitez supprimer un membre du personnel, accédez à paramètres> membres du personnel> recherchez le membre du personnel> supprimer.

Cela ne supprimera pas le nom du membre du personnel de tous les travaux historiques, le nom de l'agent de terrain restera sur les travaux historiques, mais sera supprimé de la section des membres du personnel, de tous les travaux futurs et arrêtera la communication par e-mail.

Si le membre du personnel vous demande de supprimer son nom des emplois historiques, veuillez nous contacter