Passport365 vous permet d'enregistrer les détails des clients, fournisseurs et entrepreneurs dans une base de données centrale. Ceci est utilisé pour remplir les informations à travers l'application, y compris les adresses de site, les coordonnées ainsi que les adresses de facturation (clients)
De nouveaux détails de contact peuvent être importés ou exportés à l'aide de la fonction .csv, ce qui facilite le remplissage des informations ou l'obtention de détails du système.
Comment ajouter un nouvel entrepreneur ou fournisseur
Sélectionnez l'icône «Contact» dans le volet de menu de gauche:
À partir de l'interface Contact, vous serez présenté avec un répertoire de contacts existants que vous pouvez parcourir et sélectionner par ordre alphabétique ou afficher «Tous»:
Ajout manuel d'un nouveau fournisseur ou entrepreneur
L'ajout d'un nouveau contractant ou fournisseur consiste à sélectionner le bouton «Ajouter un contact»:
Sélection du type de contact
Lors de la configuration d'un nouveau contact, vous devez d'abord sélectionner le type de contact parmi:
Client commercial
Client résidentiel
Prestataire
Fournisseur
Vous pouvez ajouter un logo ou dans le cas d'une personne, vous pouvez utiliser cette fonction pour ajouter une photo de profil. Sélectionnez simplement l'icône en haut à gauche de l'écran et choisissez un fichier image à télécharger.
Vous pouvez ajuster la taille et la position de l'image téléchargée à l'aide de la barre coulissante sous l'aperçu de l'image. Cliquez sur «Enregistrer» pour mettre à jour l'enregistrement:
Mettez à jour les champs d'informations sur le fournisseur / entrepreneur sous le nom de l'entreprise:
Nom du contact principal
Division / Direction
Téléphone, mobile et e-mail
Sélectionnez un fournisseur 'Commercial' ou 'Domestique'
Adresse de facturation principale
Sélection d'une catégorie de contact
Vous pouvez définir des catégories de contacts dans les paramètres pour regrouper vos contacts comme vous le souhaitez (voir les fichiers d'aide «Comment créer des catégories de contacts»). Il pourrait s'agir de définir un groupe d'entrepreneurs qui ne fournissent qu'un certain type de service ou des fournisseurs à l'intérieur d'un réseau spécifique.
Sélectionnez simplement la catégorie appropriée dans votre ensemble prédéfini à appliquer à votre nouvel enregistrement de contact:
Ajout de détails d'adresse à un enregistrement fournisseur / entrepreneur
Vous avez ensuite la possibilité d'ajouter des adresses de site pertinentes pour un entrepreneur ou un fournisseur spécifique.
En cliquant sur «Ajouter», vous pouvez attacher chaque site au portefeuille de votre entrepreneur ou fournisseur.
Une fois que vous avez rempli tous les champs, sélectionnez le bouton «Créer un contact» pour enregistrer votre dossier de contact fournisseur / entrepreneur.