Si certains des travaux que vous créez dans Passport365 ont des informations communes telles que les coûts, le temps et les pièces jointes, la création d'un modèle de travail dans Passport365 peut vous faire gagner du temps.

Il se peut que vous ayez des tâches de routine pour le même client qui nécessitent des pièces jointes spécifiques ou soient facturées à un taux réduit.

Les modèles de travail peuvent simplifier considérablement les devis, les travaux et les factures, en particulier pour les travailleurs sur le terrain qui peuvent manquer de temps.

Sélectionnez «Paramètres» dans le volet de menu de gauche, puis sélectionnez l'onglet «Travail»:

Ajout et modification d'un modèle de tâche

Pour ajouter un nouveau modèle de travail, sélectionnez le bouton «Ajouter un modèle» en haut de la page ou modifiez un modèle existant en sélectionnant «Afficher» puis «Modifier le modèle». Vous pouvez rechercher un modèle à l'aide d'un mot-clé dans la fonction de recherche.

Lorsque vous sélectionnez la fonction «Ajouter un modèle», vous aurez trois écrans à compléter:

Détails du modèle

Éléments de coût du modèle

Fichiers modèles et notes

Détails du modèle

Le premier écran ressemblera à ceci:

Dans cet écran, vous devrez donner un nom à votre modèle et fournir une description. Si le modèle est spécifique à un certain client, vous pouvez le sélectionner ici.

Vous pouvez également sélectionner des détails spécifiques pour ce travail, tels que la durée (ce pourrait être pour un travail de maintenance fixe de deux heures) ou un site particulier (cela peut être un travail pour un client régulier sur leur site phare).

Une fois que vous avez mis à jour les détails, cliquez sur «Enregistrer» avant de passer à l'écran suivant, «Éléments de coût du modèle»:

Éléments de coût du modèle

L'écran suivant vous présente une option pour ajouter des éléments de coût communs à votre modèle de travail. En sélectionnant le bouton «Ajouter un élément», vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire pour compléter votre modèle.

Chaque article peut être sélectionné parmi les articles prédéfinis déjà définis sur le système ou peut être entré manuellement sous «Article». Les prix peuvent être fixes, par quantité ou ajoutés en temps.

Vous pouvez également sélectionner le taux de taxe correct à appliquer avant d'ajouter une description plus complète.

Cliquez sur «Ajouter» pour ajouter l'élément à votre modèle.

Fichiers modèles et notes

Vous devrez enregistrer votre modèle avant de pouvoir accéder au troisième écran. Sélectionnez «Enregistrer» dans le panneau de gauche pour continuer:

Une fois enregistré, vous pouvez sélectionner «Fichiers et notes de modèle» dans le menu de gauche.

À partir de cet écran, vous pouvez ajouter des notes spécifiques qui devraient être incluses avec le travail pour que vos travailleurs de terrain puissent les voir.

Il suffit de sélectionner la case à cocher radiale au-dessus du champ «Ajouter une nouvelle note» pour indiquer que la note est interne. Si vous cochez cette case, vos agents de terrain ne pourront pas voir cette note.

La sélection de «Terminé» enregistre la note dans votre modèle et vous propose une autre note.

Les notes peuvent être modifiées ou supprimées à partir de cet écran:

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