Passport365 se connecte de manière transparente avec la comptabilité QuickBooks pour supprimer la duplication des données, l'administration fastidieuse et augmenter la productivité.
Que pouvez-vous synchroniser?
• Contacts: vous pouvez synchroniser vos contacts dans les deux sens. Cela signifie que si vous créez un client dans Passport365, ils seront créés dans QuickBooks et si vous créez un client dans QuickBooks, ils seront créés dans Passport365.
• Plan de comptes: Tous vos plans de comptes seront synchronisés de QuickBooks vers Passport365
• Taux de taxe: Les taux de taxe seront synchronisés à partir de QuickBooks, vous pouvez ensuite mapper tous les taux de taxe existants que vous avez dans Passport365 (si vous en avez) avec vos taux de taxe dans QuickBooks. ** Veuillez noter ** qu'une fois l'intégration activée, tous les nouveaux taux de taxe devront être créés dans QuickBooks et la section des taux de taxe dans Passport365 deviendra en lecture seule.
• Éléments de coût enregistrés: tous les éléments de coût enregistrés seront synchronisés entre Passport365 et QuickBooks. Toutes les modifications que vous apportez dans l'une ou l'autre seront visibles dans les deux applications.
• Factures: les factures créées dans Passport365 seront automatiquement synchronisées avec QuickBooks. Toutes les modifications apportées aux factures dans Passport365 ou QuickBooks seront reflétées dans les deux applications.
• Paiement: les paiements ajoutés aux factures seront synchronisés entre Passport365 et QuickBooks. Cela signifie que vous pouvez ajouter un paiement dans Passport365 ou dans QuickBooks et il sera enregistré dans les deux systèmes.
Comment commencer
Pour commencer, vous aurez besoin d'un compte Passport365 et QuickBooks actif. Vous pouvez les configurer ici www.quickbooks.co.uk, https://www.passport365.co.uk/
Étape 1 - Les bases
Connectez-vous à votre compte Passport365 et accédez aux paramètres> Intégrations> Cliquez sur "Connecter" à côté de l'intégration QuickBooks
Étape 2 - Connexion à QuickBooks
Vous serez ensuite dirigé vers Passport365 où vous pourrez vous connecter à votre compte QuickBooks, puis choisir le compte QuickBooks que vous souhaitez synchroniser et "Autoriser"
Étape 3 - Choisir quoi synchroniser
vous serez ensuite redirigé vers la page d'intégration de Passport365 où vous aurez maintenant la possibilité d'aller dans "paramètres" et vous devriez également avoir une coche et "actif" ci-dessus pour confirmer que tout est connecté
Vous avez la possibilité de choisir les données que vous souhaitez synchroniser dans la section des paramètres, vous n'avez donc pas à vous soucier des données que vous ne souhaitez pas transférer vers Passport365
• Date de début: vous pouvez choisir de synchroniser les données d'une date existante. Par exemple, vous souhaiterez peut-être synchroniser uniquement à partir de juillet de l'année dernière ou à partir d'aujourd'hui.
• Créer / mettre à jour des factures: synchronisez les factures de Workforce vers QuickBooks.
• Synchroniser le plan de comptes et les classes de comptes: synchronisez votre plan de comptes et les classes pour chaque compte
• Synchroniser les éléments de coût enregistrés: synchronisez sur vos éléments de coût enregistrés tels que les taux de main-d'œuvre et les services que vous fournissez, etc.
• Synchroniser les taxes: synchronisez sur tous vos taux de taxe. Vous pouvez également mapper les taux d'imposition de la main-d'œuvre existants aux taux d'imposition dans QuickBooks afin de ne pas créer de doublons
• Synchroniser les contacts: synchronisez tous vos contacts
• Afficher les liens vers QuickBooks: cela vous permettra d'accéder directement à QuickBooks à partir d'un contact ou d'une facture dans Workforce sans avoir à vous connecter à chaque système tout le temps
• Compte de paiement par défaut: choisissez le compte bancaire par défaut dans lequel les clients paient de l'argent lorsque vous les facturez
• Compte des éléments de coût par défaut: choisissez le compte d'élément de coût par défaut (c'est lorsque vous ajoutez des coûts à un travail ou à une facture pour classer l'article par exemple dans "-ventes"
Lorsque vous avez choisi les options que vous souhaitez synchroniser, vous devez d'abord appuyer sur "Enregistrer" puis sur "Sync". Cela commencera le traitement de la synchronisation sur toutes les données que vous avez demandées
Étape 4 - Achèvement de la synchronisation
Une fois la synchronisation réussie, toutes vos données seront désormais dans les deux systèmes. Vous pouvez le vérifier en accédant à vos contacts, au plan comptable et à tout ce que vous avez demandé à synchroniser. Ainsi, chaque fois que vous créez un nouveau contact, un élément de coût, une facture ou un taux de taxe dans Passport365 ou QuickBooks, vous devriez le voir apparaître dans les deux systèmes dans un délai d'une heure maximum. Le système se synchronise généralement toutes les 30 minutes
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Questions, limites et points à considérer
• Temps de synchronisation: les données seront automatiquement synchronisées avec QuickBooks toutes les 30 minutes. Vous pouvez cependant synchroniser vos données plus tôt en vous rendant sur la page des paramètres de l'intégration QuickBooks et en cliquant sur «Sync».
• Que faire si mes données ne sont pas synchronisées ou si je dois synchroniser quelque chose rapidement? Vous pouvez synchroniser manuellement vos données en allant dans Paramètres> Intégrations> Paramètres QuickBooks, puis en cliquant sur "Sync"
• Contacts: lors de la modification d'un contact, des modifications doivent être apportées dans QuickBooks pour qu'il prenne effet dans Passport365 - Considérez QuickBooks comme le compte principal lors de la modification d'un enregistrement de contact. Les nouveaux contacts créés dans Passport365 se synchroniseront normalement et créeront un enregistrement dans QuickBooks
• Le stock (inventaire) n'est pas synchronisé entre Passport365 et QuickBooks.
• Factures: les factures créées dans QuickBooks ne seront pas synchronisées avec Passport365. Toutes les factures créées dans Passport365 (ad hoc créées dans la section facture, les factures créées dans un travail et les factures par lots seront synchronisées avec QuickBooks)