Une fois que vous vous êtes connecté à l'application à l'aide de votre téléphone intelligent ou de votre tablette, la vue principale de vos tâches attribuées s'affiche dans l'ordre des dates.

La vue par défaut est celle des travaux en cours, mais vous pouvez faire défiler vers le haut pour les travaux passés ou en retard et faire défiler vers le bas pour voir les travaux futurs. Pour revenir aux tâches du jour en cours, sélectionnez la fonction 'Aujourd'hui' en haut à gauche de l'écran.

La vue par défaut affiche les travaux avec n'importe quel état. Pour modifier cette vue, sélectionnez le bouton «Afficher le statut: tout» et sélectionnez / désélectionnez les statuts que vous souhaitez afficher.

Actualisation de la page des travaux

Vous pouvez actualiser la connexion réseau de l'application Workforce FM qui synchronisera les informations de l'application avec la base de données principale pour garder vos données de travail à jour.

Recherche d'un emploi

Vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour rechercher vos emplois attribués pour un mot-clé. Cela peut provenir de la description du poste, du nom du client ou d'autres détails. Sélectionnez l'icône de la loupe en haut à droite de l'application et saisissez le mot que vous recherchez. Cela peut être un moyen utile pour les travailleurs sur le terrain de trouver plusieurs emplois relatifs à la même propriété, client ou tâche.

Affichage des travaux sur la carte

L'application Passport365 permet aux travailleurs sur le terrain de visualiser leurs tâches quotidiennes sur une carte. Cela peut être utile pour planifier un voyage.

Sélectionnez l'icône en bas à gauche de l'écran et sélectionnez «Afficher les travaux sur la carte»

Utilisation de Passport365 pour le guidage par satellite de navigation

En sélectionnant l'adresse dans n'importe quel travail (vous pouvez le faire à partir de l'écran `` Afficher les travaux sur la carte ''), vous pouvez utiliser l'application pour ouvrir le guidage Sat Nav vers le prochain travail.

Affichage des informations sur le travail

Pour afficher les informations sur le travail à partir du tableau de bord principal, sélectionnez simplement le travail que vous souhaitez afficher. L'écran se rafraîchira pour afficher des informations supplémentaires.

Les agents de terrain peuvent mettre à jour l'état du travail, la priorité des champs personnalisés et ajouter des fichiers, des notes et une signature client. Une fois le travail terminé, ils peuvent également enregistrer les détails du paiement (le cas échéant).

Accès à la fonction Job Timer

Les travailleurs sur le terrain peuvent également utiliser la fonction Job Timer pour enregistrer le temps sur le site. La minuterie est située au bas de la page d'informations sur les travaux de chaque travail individuel.

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La sélection du bouton de la minuterie démarre la minuterie (l'icône devient rouge lors de l'exécution).

Si vous le sélectionnez à nouveau, l'icône de la minuterie se met en pause en vert lorsqu'elle est en pause).

Obtention d'une signature finale du client et téléchargement de documents / images d'achèvement

Lorsqu'un travail est terminé, l'agent de terrain peut changer le statut du travail en «Terminé», ce qui mettra à jour le système au bureau. Ils peuvent ensuite obtenir une signature client à l'aide de l'application.

Ouvrez le travail concerné et sélectionnez «Notes et actifs». Cela ouvrira un écran qui permettra à un travailleur sur le terrain de télécharger des photos, des documents depuis iCloud Drive ou d'obtenir une signature client.

Enregistrement des détails de paiement

Les travailleurs sur le terrain peuvent utiliser l'application Passport365 pour enregistrer les détails des paiements effectués auprès du client (espèces et chèques).

Sélectionnez le travail terminé pour lequel le paiement est effectué et sélectionnez le coût. section temps et facturation.

Sélectionnez le bouton «Accepter le paiement» et vous pourrez enregistrer les montants reçus.

En sélectionnant «Traiter le paiement», les détails de la transaction seront enregistrés dans l'historique de facturation des clients.

Affichage des coordonnées des clients et de l'historique des travaux

Dans la barre de menu du bas, sélectionnez l'icône du client en bas à droite.

Cela fera apparaître une liste alphabétique de tous les clients parmi lesquels vous pouvez en sélectionner un pour afficher plus d'informations.

Vous pouvez afficher les informations relatives à tous les travaux ouverts, les travaux terminés et les devis en attente.

Les travailleurs sur le terrain peuvent ajouter de nouveaux clients à partir de l'application en sélectionnant l'icône «Agrandir le menu» en bas à gauche de l'écran et en sélectionnant «Ajouter un nouveau client».

Ajout d'un nouveau devis

Les travailleurs sur le terrain avec un accès complet à l'application peuvent créer un nouveau devis lorsqu'ils sont sur place. En sélectionnant l'icône «Agrandir le menu» en bas à gauche de l'application, une barre de menu supplémentaire s'affichera; sélectionnez «Ajouter un nouveau devis».

La création d'un nouveau devis est simple et nécessite que l'agent de terrain remplisse les informations suivantes:

Nom du client

Nom du devis

La description

Adresse de l'emploi

Sélectionnez le statut du devis (brouillon, envoyé, accepté, etc.)

Éléments de coût

Notes et fichiers

Une fois le devis augmenté, il sera stocké dans l'historique du compte client.

Conversion d'un devis en travail

La sélection de l'icône du client en bas à droite de l'application étendra la base de données des clients.

La sélection d'un client étendra son travail et l'historique des devis.

En sélectionnant des devis, vous pouvez afficher les devis en attente sur le système et voir son état actuel.

En sélectionnant un devis, vous aurez la possibilité d'envoyer le devis par e-mail ou de le convertir en travail. La conversion du travail modifiera le statut du devis mais ne planifiera pas le travail. Le devis et le travail resteront attribués à l'agent de terrain qui l'a initialement soulevé.

Ajout d'un nouveau travail

De la même manière que pour augmenter un nouveau devis, sélectionnez l'icône «Agrandir le menu» en bas à gauche de l'écran et sélectionnez «Ajouter un nouveau travail»

En sélectionnant un devis, vous aurez la possibilité d'envoyer le devis par e-mail ou de le convertir en travail. La conversion du travail modifiera le statut du devis mais ne planifiera pas le travail. Le devis et le travail resteront attribués à l'agent de terrain qui l'a initialement soulevé.

Ajout d'un nouveau travail

De la même manière que pour augmenter un nouveau devis, sélectionnez l'icône «Agrandir le menu» en bas à gauche de l'écran et sélectionnez «Ajouter un nouveau travail»

Les agents de terrain doivent ajouter:

Détails du client

Nom du travail

La description

Adresse de l'emploi

Statut de la tâche (en attente, en attente de pièces, etc.)

Statut prioritaire

Heure de début prévue

Heure de fin prévue

Éléments de coût

Toutes les notes et tous les fichiers

Tout champ de travail personnalisé qui a été défini devra également être rempli avant de sélectionner «Enregistrer».

Le travail sera maintenant enregistré dans la base de données clients et le travail restera alloué au travailleur sur le terrain qui a soulevé le travail.

Déconnexion et fermeture de l'application

Vous pouvez fermer l'application Passport365 en naviguant loin de l'écran sur votre téléphone intelligent ou votre tablette et l'application activera la fonction de sécurité du code d'accès pour sécuriser les données. Tous les temporisateurs que vous avez définis en cours d'exécution continueront de fonctionner en arrière-plan.

La déconnexion peut être effectuée en sélectionnant le logo en bas à gauche de l'écran et en sélectionnant Déconnexion. Veuillez noter que la déconnexion de cette manière forcera la connexion d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe complets lors de la prochaine ouverture de l'application.